ASA CONS ROMANIA SRL, cu sediul în localitatea Turda, str. 22 Decembrie 1989, nr. 27, județ Cluj, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J12/2666/2002, CUI 10817290, atribut fiscal RO, cont IBAN RO52 BTRL RONC RT02 0755 7201, deschis la Banca Transilvania Sucursala Turda, e-mail: contact@asacons.ro, telefon: 0264.31.30.24, fax: 0264.31.70.57, reprezentată legal prin administrator Bulgaria Bogdan-Octavian, referită în continuare drept „Societatea”.

Având în vedere

• Dezideratul de a desfășura activitatea cu respectarea cadrului legislativ național și european, având o politică de toleranță zero față de orice încălcare a prevederilor referite;

• Intrarea în vigoare a Legii nr. 361/2022 privind avertizorii de integritate publică;

• Necesitatea de a oferi atât angajaților, cât și partenerilor de afaceri, un mediu de lucru cu un grad înalt de încredere, de a încuraja angajații Societății, dar și partenerii cu care Societatea colaborează să raporteze informații cu privire la orice încălcări efective sau potențiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul Societății, precum și informațiile cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări;

adoptă prezentul set de reguli în materia raportării informațiilor referitoare la încălcările legii:

Art.1. Domeniu de aplicare

(1) Prezenta procedură se aplică persoanelor fizice care efectuează raportări (referite în continuare drept „Persoana care efectuează raportarea” sau „Avertizorul”) și care au obținut informațiile referitoare la încălcări ale legii, astfel cum au fost aceasta definite în art. 3 pct. 1 și în Anexa nr. 2 din Legea nr. 361/2022, într-un context profesional.

(2) Categoria persoanelor fizice care pot avea calitatea de avertizori, include, dar nu se limitează la salariați (actuali / în curs de recrutare / al căror raport de muncă a încetat), voluntari, stagiari, asociați, orice colaboratori sau angajați ai colaboratorilor/ furnizorilor / subcontractanților Societății.

(3) Informații referitoare la încălcări ale legii se referă la informații, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la încălcări efective sau potențiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul Societății, în care lucrează sau a lucrat avertizorul în interes public sau cu care acesta este sau a fost în contact prin intermediul activității sale, precum și informațiile cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări.

Art.2. Raportarea internă a unei încălcări a legii

(1) Raportarea privind încălcări ale legii se efectuează prin intermediul următoarelor canale interne de raportare, gestionat de terțul NAVEX[1]:

a. În scris, în format electronic, accesând paginile https://ethicspoint.com sau https://consolismobile.ethicspoint.com (referite în continuare drept „Pagina de internet”);   

b. Prin comunicare la linia telefonică 0800 890 421.

[1] NAVEX, cu sediul în Stockholm, World Trade Centre, WhistleB City Office, Klarabergsviadukten 70111 64, Suedia, telefon 46 725 47 76 00

(2) La solicitarea avertizorului, raportarea poate fi efectuată și prin intermediul unei întâlniri față în față, cu persoana desemnată din partea societății pentru preluarea raportării, care va întocmi un proces verbal de consemnare, cu consimțământul persoanei care efectuează raportarea. Persoana desemnată oferă avertizorului în interes public posibilitatea de a verifica, de a rectifica și de a-și exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversației, prin semnarea acestuia. Persoana desemnată își asumă toate obligațiile de confidențialitate prevăzute în prezenta procedură.

(3) Raportarea va cuprinde următoarele informații:

a. numele și prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public;
b. contextul profesional în care au fost obținute informațiile;
c. persoana vizată, dacă este cunoscută;
d. descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii în cadrul Societății;
e. probele în susținerea raportării;
f. data;
g. semnătura avertizorului.

(4) Prin excepție de la prevederile alin. (3), sunt permise și raportări anonime. Raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public se examinează și se soluționează în măsura în care conține indicii referitoare la încălcări ale legii.

(5) În cazul raportărilor telefonice, se vor solicita aceleași informații care ar fi incluse în scris, iar răspunsurile avertizorului vor fi introduse pe Pagina de internet de către un intervievator al NAVEX.

(6) NAVEX va asigura evidența raportărilor, în format electronic, într-un registru care va cuprinde data primirii raportării, numele și prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public, obiectul raportării și modalitatea de soluționare.

Art.3. Asigurarea confidențialității raportării interne

(1) După depunerea reclamației prin intermediul canalelor interne prevăzute la art. 2, avertizorului i se va aloca un cod unic, denumit „codul reclamației”, care confirmă automat primirea raportării. Avertizorul trebuie să păstreze acest cod şi parola, într-un loc sigur, fiind exclusiv responsabil sub acest aspect. După 7 zile lucrătoare, avertizorul poate utiliza codul raportului și parola pentru a verifica dacă stadiul reclamației sale, în cadrul secțiunii Monitorizarea ulterioară a unei reclamații de pe Pagina de internet.

(2) Raportările sunt stocate pe serverele securizate ale EthicsPoint, aparținând terțului NAVEX, nefiind gestionate de Societate. Canalul de alertă nu generează și nu arhivează rapoarte de conectare internă cu adrese IP. Nu vor exista informații care să facă legătura între PC-ul avertizorului și canalul de alertă. Furnizorul de servicii terț, NAVEX, se obligă prin contract să nu caute să identifice persoana care depune o reclamație.

(3) Confidențialitatea identității persoanei care efectuează raportarea este și va fi întotdeauna asigurată. Identitatea / informații care ar putea conduce la deducerea identității persoanei care efectuează raportarea nu va fi divulgată niciunei alte persoane, fără consimțământul expres al avertizorului, cu excepția membrilor Comitetului pentru alertă constituit la nivelul Consolis, terțul care va soluționa raportarea.

(4) Prin derogare de la alin. (3), divulgarea poate avea loc numai în cazul în care obligațiile legale o impun, în contextul investigațiilor efectuate de autoritățile naționale sau al procedurilor judiciare. Într-un astfel de caz, persoana care efectuează raportarea va fi informată înainte ca identitatea sa să fie divulgată, cu excepția cazului în care această informare ar periclita investigațiile sau procedurile judiciare conexe.

Art.4. Procedura de soluționare a raportării interne

(1) Raportarea transmisă prin canalele interne va fi comunicată către Comitetul pentru alertă constituit la nivelul Consolis OY, societate finlandeză, având sediul social în Hiidenmaentie 20 03100 Nummela, Finlanda, act de înființare nr. 1108263-8 eliberat de RNMI Finland, terțul desemnat pentru soluționarea raportărilor (referit în continuare drept „Comitetul pentru alertă al Consolis OY”). Persoana care efectuează raportarea primește o confirmare de primire a raportului în termen de 7 zile de la primirea raportului de către Comitetul de alertă al Consolis.

(2) Comitetul pentru alertă al Consolis OY va verifica validitatea raportării și va efectua o investigație promptă și amănunțită, cu respectarea principiilor imparțialității, corectitudinii și confidențialității față de toate părțile implicate.

(3) Pe parcursul investigației, se poate solicita asistență din partea unor departamente specifice (cum ar fi financiar, resurse umane, juridic etc.). Dacă este cazul, se poate solicita, de asemenea, asistența unor consultanți externi specializați.

(4) Pe parcursul investigației, ar putea fi necesar ca avertizorul să fie contactat pentru a discuta faptele prezentate și/sau pentru a obține informații suplimentare care sunt considerate esențiale pentru verificarea raportării, însă acesta nu este obligat să furnizeze astfel de informații. Toate comunicările cu persoana care efectuează raportarea vor fi efectuate în mod confidențial și anonim (dacă aceasta a fost alegerea sa).

(5) Toate datele cu caracter personal și informațiile avertizorului și ale oricăror alte părți implicate, care sunt obținute prin intermediul canalului de alertă intern (inclusiv orice date sensibile, cum ar fi originea rasială și etnică, convingerile religioase și filozofice, opiniile politice, apartenența la partide politice sau sindicate și datele cu caracter personal care indică sănătatea și orientarea sexuală a unei persoane) vor fi prelucrate în deplină conformitate și în conformitate cu dispozițiile legislației relevante în vigoare la momentul gestionării acestor date și informații cu caracter personal și, în orice caz, în conformitate cu dispozițiile legale în materia protecției datelor cu caracter personal. Rapoartele vor fi stocate timp de 5 ani, potrivit art. 7 alin. (2) din Legea nr. 361/2022.

(6) Comitetul de alertă al Consolis se angajează să informeze persoana care efectuează raportarea, în măsura în care este posibil din punct de vedere legal și în cel mai cuprinzător mod posibil, cu privire la evoluția investigației și la rezultatul acesteia.

(7) Persoana care efectuează raportarea va fi informată de către Comitetul de alertă al Consolis, în măsura în care este nu există impedimente legale în acest sens, într-un interval de timp rezonabil, cu privire la acțiunile avute în vedere sau întreprinse ca urmare a raportării și cu privire la motivele alegerii acestor acțiuni subsecvente, care nu vor depăși 3 luni de la confirmarea de primire sau, în cazul în care persoanei care efectuează raportarea nu i s-a trimis nicio confirmare, 3 luni de la expirarea perioadei de șapte zile de la întocmirea raportului.

(8) Comitetul de alertă al Consolis, acționând drept asociat indirect al Societății poate lua orice măsuri apreciază necesare pentru a remedia încălcarea raportată.

(9) Comitetul de alertă al Consolis va informa de asemenea Societatea cu privire la modalitatea de soluționare a raportării și anunța autoritățile / instituțiile publice, în caz că este necesar.

Art.5. Clasarea raportării interne

(1) Raportarea se clasează atunci când:

a. nu conține elementele prevăzute la art. 2 alin. (3), altele decât datele de identificare a avertizorului în interes public, iar Comitetul de alertă al Consolis a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligație să fie îndeplinită;

b. raportarea este transmisă anonim și nu conține suficiente informații referitoare la încălcări ale legii, care să permită analizarea și soluționarea raportării, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligație să fie îndeplinită;

c. după examinarea raportării se constată că este o încălcare în mod clar minoră și nu necesită acțiuni subsecvente suplimentare, altele decât închiderea procedurii, fără a aduce atingere obligației de a păstra confidențialitatea, de a informa avertizorul în interes public și nu aduce atingere nici altor obligații sau altor proceduri aplicabile de remediere a încălcării raportate.

(2) În cazul în care o persoană face mai multe raportări cu același obiect, acestea se conexează, avertizorul în interes public urmând să primească o singură informare. Dacă după trimiterea acesteia se primește o nouă raportare cu același obiect, fără a prezenta informații suplimentare care să justifice o acțiune subsecventă diferită, aceasta se clasează.

(3) Soluția de clasare se comunică avertizorului, cu indicarea temeiului legal, cu excepția ipotezei revăzute la alin. (1) lit. b).

Art.6. Raportarea externă a unei încălcări a legii

(1) Avertizorul poate alege să efectueze o raportare externă a încălcării legii, sens în care se poate adresa Agenției Naționale de Integritate (referită în continuare drept „ANI”), în următoarele modalități:

a. Online, pe Platforma Avertizori https://avertizori.integritate.eu;
b. Prin e-mail la adresa avertizari@integritate.eu;
c. Telefonic, la numărul 0372.069.869 selectând tastele 1 (Selectare lb. română), 0 (Acord înregistrare conversație), 3 (Direcția Avertizori în interes public). Conversațiile vor fi înregistrate automat;
d. Prin intermediul serviciilor poștale la adresa ANI din Bulevardul Lascăr Catargiu nr. 15, Cod poștal 010661, Sector 1, București, România, cu mențiunea În atenția Direcției Avertizori în interes public;
e. Personal, prin prezența la sediul ANI din Bulevardul Lascăr Catargiu nr. 15, Sector 1, București, România cu programare prealabilă efectuată la adresa de email avertizari@integritate.eu).

(2) Avertizorul poate alege în mod liber calea de raportare dorită, internă sau externă.

Art.7. Interdicția represaliilor

(1) Este interzisă orice formă de represalii împotriva avertizorilor în interes public, amenințări cu represalii sau tentative de represalii, în special cele care privesc:

a. orice suspendare a contractului individual de muncă ori a raportului de serviciu;
b. concedierea sau eliberarea din funcția publică;
c. modificarea contractului de muncă sau a raportului de serviciu;
d. reducerea salariului și schimbarea programului de lucru;
e. retrogradarea sau împiedicarea promovării în muncă sau în funcția publică și a dezvoltării profesionale, inclusiv prin evaluări negative ale performanței profesionale individuale, inclusiv a funcționarilor publici, sau prin recomandări negative pentru activitatea profesională desfășurată;
f. aplicarea oricărei alte sancțiuni disciplinare;
g. constrângerea, intimidarea, hărțuirea;
h. discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;
i. refuzul de a transforma un contract de muncă pe o perioadă determinată într-un contract de muncă pe durată nedeterminată, în cazul în care lucrătorul a avut așteptări legitime că i s-ar oferi un post permanent;
j. refuzul de a reînnoi un contract de muncă pe o perioadă determinată sau încetarea anticipată a unui astfel de contract;
k. cauzarea de prejudicii, inclusiv la adresa reputației persoanei în cauză, în special pe platformele de comunicare socială, sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii oportunităților de afaceri și a pierderii de venituri;
l. includerea pe o listă sau într-o bază de date negativă, pe baza unui acord sectorial sau la nivel de industrie, formal sau informal, care poate presupune că persoana în cauză nu își va găsi, în viitor, un loc de muncă în respectivul sector sau în respectiva industrie;
m. rezilierea unilaterală extrajudiciară a unui contract pentru bunuri sau servicii, fără a fi îndeplinite condițiile în acest sens;
n. anularea unei licențe sau a unui permis;
o. solicitarea de efectuare a unei evaluări psihiatrice sau medicale.

(2) În ipoteza în care avertizorul va fi cercetat disciplinar în termen de maximum un an de la data raportării, acesta are dreptul de a solicita Baroului din circumscripția locului de desfășurare a activității asigură asistența judiciară gratuită pe parcursul procedurii disciplinare.

(3) Orice măsura luată de Societate împotriva avertizorului, prevăzută la alin. (1) poate fi contestată în instanță de către acesta din urmă, avertizorul având dreptul de a solicita asistență juridică gratuită Baroului din circumscripția locului de desfășurare a activității.

Art.8. Dispoziții finale

(1) Prezenta procedură se completează cu dispozițiile Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, cu modificările și completările ulterioare.

(2) Orice modificare a Legii nr. 361/2022 va prevala prezentei proceduri.

(3) Prezenta procedură a fost revizuită la 01.06.2025.

ASA CONS ROMANIA SRL
Prin administrator,
Bulgaria Bogdan-Octavian